Per i clienti non c'è niente di più frustrante che veder ignorati i loro messaggi. Potreste addirittura perdere i clienti se li lasciate in sospeso. Anche se non è sempre possibile dare una risposta rapida ai clienti, si può sempre inviare loro un messaggio di allontanamento. Qui imparerete le basi dei messaggi di allontanamento per le aziende e come impostare i messaggi di allontanamento utilizzando respond.io.
Messaggio in trasferta per gli affari: Le basi
I clienti che inviano messaggi alla tua azienda si aspettano di ricevere una risposta in tempi brevi. Ma non importa quanto tu sia impegnato con i tuoi clienti, non sarai disponibile 24 ore al giorno per rispondere ai messaggi. È qui che entrano in gioco gli Away Messages.
Che cos'è un messaggio per il business
Un messaggio Away per le aziende è la risposta automatica e predefinita inviata ai clienti quando non è possibile rispondere subito. Serve a confermare che avete ricevuto il messaggio del cliente.
Il contenuto di un Away Message per le aziende varia a seconda della situazione, ma in genere contiene due informazioni: il motivo per cui non potete rispondere subito alla richiesta e quando i clienti possono aspettarsi una risposta.
Perché usare i messaggi a distanza per il business
Ci sono molte ragioni per cui si dovrebbe impostare un Away Message per gli affari. Per cominciare, gli Away Message forniscono la rassicurazione che alla fine risponderai. Senza un Away Message, i clienti saranno lasciati a chiedersi se li hai deliberatamente ignorati.
Inoltre, un Away Message offre trasparenza fornendo una ragione per non essere in grado di rispondere rapidamente. Essere trasparenti con i clienti è importante per costruire la fiducia.
Un auto Away Message imposta anche le aspettative corrette dando ai clienti un tempo di risposta stimato. Aiuta ad evitare situazioni in cui i clienti si aspettano che il loro problema venga risolto in un giorno, ma invece aspettano una settimana per avere una risposta.
Infine, i messaggi a distanza costruiscono un'esperienza positiva del marchio. L'invio di un Away Message mostra che ti interessa, il che aiuta a coltivare un'immagine positiva del tuo marchio. Ora che conosci l'importanza degli Away Message, impariamo le migliori pratiche per scriverne uno.
Migliori pratiche per scrivere un messaggio per il business
Quando si scrive un Away Message per il business, è buona norma dare qualche indicazione che il messaggio è generato automaticamente. Una semplice frase come "Questa è una risposta automatica" sarebbe sufficiente. Oppure potresti semplicemente includere un'emoji del robot come 🤖 all'inizio del messaggio.
Inoltre, dovreste offrire delle scuse per non aver risposto prontamente. Le scuse vanno molto lontano - se fatte bene, possono mitigare la frustrazione e la rabbia di un cliente. Le migliori scuse sono empatiche e specifiche. Evitate frasi abusate come "Mi dispiace per l'inconveniente".
Ultimo ma non meno importante, dovresti incoraggiare il cliente a lasciare dettagli rilevanti in risposta agli Away Messages. Questo potrebbe essere un numero di conto, un numero d'ordine o qualsiasi altra informazione che porterebbe a una risoluzione più rapida.
Le regole si applicano a tutti i tipi di messaggio di allontanamento, sia che si tratti di un messaggio di allontanamento su WhatsApp sia che si tratti di un messaggio di allontanamento su Facebook . Ora che avete imparato a scrivere un messaggio di allontanamento efficace, vi spiegheremo come inviare un messaggio di allontanamento su respond.io.
4 modi per impostare un messaggio a distanza per il business
È sempre possibile impostare un messaggio di allontanamento in modo nativo su qualsiasi app di messaggistica in uso. Ad esempio, è possibile creare un messaggio Away su WhatsApp Business. Tuttavia, gli utenti più assidui delle app di messaggistica potrebbero trarre vantaggio dalla gestione dei loro canali e dei loro messaggi da respond.io.
Respond.ioI flussi di lavoro offrono numerose possibilità per l'invio di un messaggio di allontanamento. I flussi di lavoro sono un'automazione avanzata che si attiva quando un contatto inizia una nuova conversazione con voi. Di seguito vi illustreremo come inviare un messaggio di allontanamento attraverso diversi flussi di lavoro.
Inviare un semplice messaggio On/Off Away per il business
Le micro aziende gestite da solopreneur possono inviare un Away Message attraverso un Workflow On/Off. Senza un tempo fisso per rispondere ai messaggi, i solopreneur hanno bisogno della flessibilità per attivare o disattivare l'Away Message a seconda di come va la giornata.
Quando questo flusso di lavoro è attivato, ogni contatto che inizia una conversazione riceverà il messaggio a distanza. Una volta che sei pronto a rispondere, basta disattivare il flusso di lavoro per smettere di inviare messaggi a distanza.
La creazione di un flusso di lavoro On/Off è facile e veloce: basta selezionare l'attivazione dell'apertura della conversazione e comporre un messaggio di allontanamento. È possibile attivare e disattivare il messaggio di allontanamento su richiesta. È l'opzione più flessibile se non avete una pianificazione.
Tenete presente che dovrete attivare e disattivare il flusso di lavoro manualmente più volte al giorno, il che può essere una bella seccatura. Continuate a leggere per sapere come impostare un flusso di lavoro di messaggi in uscita sempre attivo.
Inviare messaggi a distanza quando gli agenti sono offline
Su respond.io è possibile creare un flusso di lavoro per inviare messaggi di assenza quando nessun agente è online. Questo approccio è ideale per le aziende con più agenti o per le aziende in cui gli agenti hanno orari di lavoro flessibili.
Con questo flusso di lavoro, solo gli agenti online saranno assegnati a un contatto. Questo esclude gli agenti fuori servizio che si sono disconnessi o si sono impostati su Occupato. Se non c'è nessun agente online dopo un certo periodo di tempo, verrà inviato un messaggio di assenza.
Il flusso di lavoro vi risparmia il fastidio di attivare e disattivare manualmente il messaggio di assenza. Un'altra cosa fantastica del flusso di lavoro è che funziona in modo affidabile anche quando gli agenti non hanno orari fissi per apparire online.
Ma senza un programma fisso, è difficile dare una stima accurata del tempo di risposta. Se stai cercando di inviare messaggi Away a orari programmati, considera il flusso di lavoro qui sotto.
Inviare un messaggio al di fuori dell'orario di lavoro
Respond.io consente di creare un flusso di lavoro che invia messaggi di allontanamento al di fuori dell'orario di lavoro. Questo approccio è ideale se la vostra azienda ha un team di agenti con orari di lavoro fissi o se i clienti inviano messaggi al di fuori dell'orario di lavoro.
I contatti riceveranno l'Away Message quando ti manderanno un messaggio fuori orario. Dovrai aggiornare gli orari di lavoro se decidi di cambiarli, o quando c'è un giorno festivo imminente.
Non tutti conoscono i tuoi orari di lavoro. L'invio di un messaggio a distanza al di fuori dell'orario di lavoro aiuta a ricordare ai contatti il tuo orario di lavoro. Allo stesso tempo, stabilisce una chiara aspettativa di tempo di risposta per i clienti.
Ma ci sono due lati negativi in questo approccio. In primo luogo, i contatti riceveranno i messaggi Away anche quando gli agenti flextime continuano a lavorare dopo l'orario.
In secondo luogo, se un agente va in ferie inaspettatamente, un Away Message non sarà inviato e i contatti si aspetteranno una risposta. I manager possono rimuovere temporaneamente l'agente in modo che non gli vengano assegnate nuove conversazioni.
Inviare messaggi di distanza quando un agente dedicato non è disponibile
È possibile inviare un messaggio a distanza ai contatti quando il loro agente dedicato non è disponibile. Questo metodo è progettato per le aziende che offrono un supporto dedicato a clienti specifici, come i clienti di alto valore sul piano di abbonamento top-tier tramite Chat Routing.
Quando i clienti inviano un messaggio al loro agente dedicato al di fuori dell'orario d'ufficio, riceveranno un Away Message. Poi, i clienti saranno in grado di scegliere tra parlare con un agente di supporto che è di turno o lasciare un messaggio per il loro agente dedicato.
Questo flusso di lavoro consente di rispondere prontamente ai clienti di alto valore, anche quando gli agenti dedicati non sono disponibili. Inoltre, stabilisce le giuste aspettative per i clienti dicendo loro quando l'agente sarà di nuovo disponibile.
Tuttavia, la costruzione del flusso di lavoro richiede molto tempo, poiché è necessario creare diversi rami per ogni agente.
Respond.io offre numerose possibilità di impostare un messaggio di posta elettronica per le aziende. Oltre agli esempi sopra riportati, è possibile creare un flusso di lavoro personalizzato che si adatti al meglio alle proprie esigenze aziendali.
Ulteriori letture
E questo è tutto quello che dovete sapere su Away Message per le imprese. Se ti è piaciuto questo articolo e vuoi saperne di più sui flussi di lavoro, controlla i nostri articoli su:
