Come fare un articolo

Come unire i contatti: Una guida completa [luglio 2023].

Petrina Jo
4 marzo 2022
Come unire i contatti duplicati su respond.io

Vedi contatti doppi dove dovrebbe essercene solo uno? Non è la tua visione il problema - hai solo un caso di contatti doppi. Evita inutili viaggi dall'optometrista con Contact Merge. Ti mostreremo come unire i Contatti e le loro Conversazioni per una visione olistica dei clienti nel tuo Workspace. Spiegheremo anche come si verificano i contatti duplicati e le migliori pratiche da adottare quando si uniscono.

Unire i contatti: Affrontare i contatti duplicati

Innanzitutto, parliamo della duplicazione dei contatti. Per comprendere il valore dello strumento di unione dei contatti, è necessario sapere come vengono creati e notati i profili duplicati su respond.io e perché le aziende dovrebbero unire i contatti.

Una causa comune di duplicazione dei contatti

Uno dei principali vantaggi competitivi di respond.io è che mette in contatto le aziende con i clienti su qualsiasi Canale. Ogni primo messaggio in arrivo da un canale - sia esso e-mail, chat web o app di messaggistica - crea un nuovo contatto, un modo pratico per costruire un elenco di contatti.

Questa immagine mostra come ogni primo messaggio in arrivo da un canale - sia esso email, web chat o app di messaggistica - crea un nuovo Contatto. Questo è un modo facile e pratico per costruire una lista di contatti per uso aziendale.
Ogni primo messaggio da un nuovo canale crea un nuovo contatto

Ci sono alcune ragioni per cui i contatti contattano diversi canali. Per esempio, i contatti impazienti manderanno messaggi a un'azienda su alcuni canali allo stesso tempo, sperando che uno abbia risposte più veloci.

Inoltre, possono avviare conversazioni su canali diversi a seconda della convenienza. Magari preferiscono usare WhatsApp quando sono sul cellulare e la chat web quando sono sul desktop. In questo modo si otterrebbero profili di contatto separati.

Contatti duplicati rilevati dalla ripetizione dell'indirizzo e-mail o del numero di telefono

Come fa respond.io a riconoscere la duplicazione dei contatti? La piattaforma considera i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail come unici. L'uso ripetuto di uno dei due avvisa la piattaforma della sovrapposizione di proprietà chiave tra due profili.

Questa è un'immagine di come la duplicazione dei contatti viene rilevata da respond.io. La piattaforma tratta i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail come unici. L'uso ripetuto di uno dei due avvisa la piattaforma della sovrapposizione di proprietà chiave tra due profili.
Nuovi messaggi dallo stesso contatto su diversi canali creano contatti duplicati

Supponiamo che un contatto contatti un'azienda su WhatsApp e Telegram. Se entrambi i canali sono registrati allo stesso numero di telefono, respond.io rileverà le proprietà del contatto coincidenti.

Il problema dei contatti duplicati

Questo ci porta alla prossima domanda: Perché dovresti unire i contatti duplicati? Ci sono un paio di ragioni per cui potresti non volere la duplicazione dei Contatti.

Questa è un'immagine che illustra i problemi che vengono sollevati quando i contatti duplicati non vengono gestiti. Essi includono un uso inefficiente delle risorse e l'aumento del rischio di spamming inviando a un contatto lo stesso messaggio o trasmissione più volte. Le aziende dovrebbero unire questi profili se sono la stessa persona per facilitare una migliore esperienza degli utenti e dei clienti.
Lasciare i contatti duplicati non selezionati solleva un paio di problemi

In primo luogo, interagire con contatti duplicati è un uso inefficiente delle risorse. Supponiamo che un cliente chieda informazioni su una promozione di vendita sia su WhatsApp che su Telegram. Rivolgersi nuovamente allo stesso cliente su ogni canale vi costerebbe tempo e manodopera.

Se i profili fossero uniti, si noterebbe immediatamente che hanno fatto la stessa domanda due volte. Far sapere loro che hai ricevuto entrambi i messaggi e rispondere solo una volta indica un alto livello di attenzione alla gestione del cliente.

Un altro potenziale svantaggio dei contatti duplicati è l'aumento del rischio di spam involontario. Ad esempio, inviando più volte la stessa trasmissione a un contatto si potrebbe essere segnalati per spam, con conseguente abbassamento del punteggio di qualità su canali come WhatsApp.

Soluzioni eleganti per la fusione dei contatti con respond.io

La gestione dei contatti è un pezzo importante del puzzle delle operazioni per la maggior parte delle aziende. Sebbene molte piattaforme consentano agli utenti di unire i contatti, il modo unico con cui respond.io affronta la fusione dei contatti presenta diversi vantaggi.

Questa è un'immagine che cita i tre vantaggi del modo unico in cui respond.io consente agli utenti di gestire la fusione dei contatti. Tra questi, il suggerimento di fusione, il consolidamento delle conversazioni tra i canali per entrambi i profili e la conservazione dei dati dei contatti, come le proprietà e tutte le connessioni ai canali, per entrambi i contatti dopo la fusione.
I vantaggi della fusione dei Contatti su respond.io

Esploriamo brevemente alcuni di questi meriti.

Unire i contatti: Suggerisce suggerimenti per unire i contatti

La maggior parte delle piattaforme richiede agli utenti di cercare o scoprire manualmente i contatti duplicati. respond.io , invece, fa il lavoro più pesante, avvisando gli utenti della piattaforma della presenza di contatti duplicati e richiedendo le fusioni.

Contatto Merge: Unisce le conversazioni attraverso i canali

Contact Merge non solo unisce i contatti duplicati e le loro proprietà, ma consolida anche tutti i canali, i messaggi, gli eventi e i commenti associati a entrambi in un unico profilo.

Questa è un'immagine di come tutte le conversazioni su qualsiasi canale collegato ai contatti sono anche consolidate durante una fusione di contatti. Queste conversazioni saranno poi visualizzate in ordine cronologico su un'interfaccia scorrevole nella console di messaggistica.
Anche i messaggi scambiati su tutti i canali associati ai contatti duplicati saranno uniti

Le conversazioni tra i canali vengono poi visualizzate in ordine cronologico su un'interfaccia scorrevole e senza soluzione di continuità nella console di messaggistica. Questo crea una panoramica completa del contatto e di tutte le sue interazioni con un'azienda.

Unire i contatti: Mantiene i dati di contatto dopo la fusione

Invece di salvare una sola proprietà per campo e cancellare automaticamente gli altri dati, respond.io conserva le proprietà e le connessioni dei canali per entrambi i profili di contatto durante la fusione.

Questa è un'immagine che mostra come respond.io conservi tutti i canali collegati a entrambi i profili dei contatti dopo il loro consolidamento. I canali sono accessibili nel selettore dei canali della console di messaggistica nel modulo Messaggi.
Tutti i canali collegati ai contatti duplicati sono accessibili nel selettore di canali dopo la fusione

Puoi scegliere su quale canale mandare i messaggi ai contatti dal selettore di canali nel compositore di messaggi.

Ora che sei aggiornato sul perché dovresti unire i contatti duplicati, ecco una panoramica sui vari metodi per unire i contatti sulla piattaforma.

Come unire i contatti su respond.io

L'unione dei contatti può essere fatta in certi moduli dagli utenti con i relativi livelli di accesso. Puoi unire più contatti insieme, ma solo due profili alla volta.

Questa è un'immagine dei moduli della piattaforma e degli utenti che possono unire i contatti duplicati. Secondo i loro livelli di accesso, gli utenti possono verificare l'identità dei profili duplicati e unire i contatti duplicati una volta che sono sicuri che entrambi i profili appartengono alla stessa persona. Mentre più contatti possono alla fine essere uniti in un unico profilo, combinando tutti i loro canali e conversazioni, solo due profili possono essere uniti alla volta.
I moduli della piattaforma che supportano Contact Merge e gli utenti che vi hanno accesso

Continua a leggere per imparare come unire i contatti nei diversi moduli.

Agenti: Unire i contatti nel modulo dei messaggi

Gli agenti sono in genere i primi a occuparsi dei contatti che contattano. Se durante una conversazione in entrata vengono rilevate proprietà di contatto duplicate, la piattaforma chiederà agli agenti un'opportunità di fusione.

Questa è un'immagine che mostra come i suggerimenti di unione vengono richiesti quando vengono rilevate proprietà duplicate come numeri di telefono o indirizzi e-mail durante le conversazioni in entrata. Un indicatore apparirà nella scheda Canali del profilo di un contatto, avvisando gli agenti di un suggerimento di unione. Gli agenti possono verificare se i profili duplicati appartengono alla stessa persona e quindi consolidarli.
Un indicatore nella scheda Canali del modulo dei messaggi chiederà agli agenti una potenziale fusione

Un suggerimento di unione sarà indicato nella scheda Canali del profilo del contatto nel modulo Messaggi. Gli agenti possono esaminare la validità del suggerimento di unione e procedere all'unione se i contatti sono effettivamente duplicati.

Questa GIF mostra come gli agenti possono unire i contatti duplicati nel modulo messaggi durante le conversazioni in entrata. Un suggerimento di unione sarà indicato nella scheda Canali del profilo del contatto nel modulo Messaggi. Gli agenti possono esaminare la validità del suggerimento di unione e procedere all'unione se i contatti sono effettivamente duplicati.
Come gli agenti possono unire i contatti nel modulo dei messaggi

1. Navigare fino a Suggerimenti di unione

Nella scheda Canali, scorri verso il basso nella parte inferiore dell'elenco dei canali collegati finché non arrivi alla sezione Suggerimenti di unione.

2. Verificare i profili duplicati

Clicca sul profilo suggerito e assicurati che si tratti di un Contatto duplicato. Se entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, avvia l'unione cliccando sull'icona Unisci accanto al profilo duplicato.

3. Seleziona le proprietà chiave del contatto

Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vorresti salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli quale sarà l'email principale per il contatto.

4. Clicca su Unisci contatto

Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.

Proprietari o gestori: Unire i contatti nel cruscotto

Non tutte le aziende vogliono che gli agenti si assumano la responsabilità di unire i contatti. I proprietari di spazi di lavoro o i manager che preferiscono gestire da soli le fusioni possono farlo in qualsiasi momento dalla Dashboard.

Questa è una GIF che mostra come i proprietari e i manager possono unire i contatti duplicati sulla dashboard. Alcune aziende potrebbero non volere che gli agenti si assumano la responsabilità di unire i contatti. I proprietari o i manager dello spazio di lavoro che vogliono gestire da soli le fusioni possono farlo in qualsiasi momento nel Dashboard.
Come i proprietari e i gestori possono unire i contatti nel Dashboard

1. Navigare fino a Suggerimenti di unione

Scorri la Dashboard fino alla sezione Suggerimenti di fusione per vedere se ci sono delle fusioni richieste.

2. Verificare i profili duplicati

Clicca sui profili suggeriti e assicurati che si tratti di contatti duplicati. Se entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, avvia l'unione cliccando sull'icona Unisci accanto ai profili duplicati.

3. Seleziona le proprietà chiave del contatto

Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vuoi salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli l'email principale per il contatto.

4. Clicca su Unisci contatto

Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.

Proprietari o gestori: Unire i contatti tramite il modulo Contatti

In certe situazioni, i proprietari o i manager possono sapere di profili duplicati che non condividono alcun identificatore chiave. Questo potrebbe accadere se un contatto alterna i suoi numeri di telefono di lavoro e personali o indirizzi email mentre chatta con un'azienda nel tempo, per esempio.

Questa è un'immagine di come profili di contatti duplicati che non condividono numeri di telefono o indirizzi e-mail potrebbero esistere nell'elenco dei contatti di un'azienda. I proprietari e i gestori dello spazio di lavoro dovrebbero consolidare questi profili solo se sono assolutamente certi che appartengono allo stesso contatto. Se ci sono dubbi sulla loro identità, dovrebbero essere mantenuti come profili separati.
Le fusioni non saranno richieste per i contatti duplicati che non condividono numeri di telefono o indirizzi e-mail

Poiché in questo caso non ci sarà alcuna richiesta di un'unione di contatti, dovrai cercare tu stesso questi contatti duplicati. Verifica al di là di ogni dubbio che siano effettivamente la stessa persona. Solo allora dovresti procedere con l'unione.

Questa è un'immagine di come i proprietari e i gestori possono consolidare i contatti duplicati senza suggerimenti di fusione nei moduli Contatti. In certe situazioni, i proprietari o i gestori possono sapere di profili duplicati che non condividono alcun identificatore chiave. Questo potrebbe accadere se un contatto alterna i suoi numeri di telefono di lavoro e personali o indirizzi email mentre chatta con un'azienda nel tempo, per esempio. La fusione dei contatti dovrebbe essere fatta solo dopo aver verificato la loro identità.
Come i proprietari e i gestori possono unire i contatti nel modulo Contatti

1. Seleziona i profili che vuoi unire

Clicca sulle caselle di controllo accanto ai due profili nella riga Contatti. Se il contatto ha un terzo profilo duplicato, può essere assistito dopo aver eseguito la prima fusione.

2. Cliccare su Merge

Il pulsante Merge apparirà in cima all'intestazione della colonna. Clicca su di esso per avviare l'unione.

3. Seleziona le proprietà chiave del contatto

Clicca sui pulsanti pertinenti per affermare quali proprietà chiave vuoi salvare come predefinite se differiscono in entrambi i profili. Per esempio, se ogni profilo ha un indirizzo email diverso, scegli l'email principale per il contatto.

4. Clicca su Unisci contatto

Conferma l'unione cliccando sul pulsante Merge Contact.

Come puoi vedere, questi sono processi semplici per unire i contatti. Detto questo, ci sono alcune buone abitudini che gli utenti possono praticare.

Migliori pratiche per unire i contatti in modo efficiente

Questo insieme di best practice comprende due componenti principali. Il primo affronta come costruire profili di contatti completi per fornire suggerimenti di fusione se viene rilevato un contatto duplicato e il secondo assicura l'accuratezza quando si fondono i contatti.

Questa immagine mostra le due migliori pratiche da tenere a mente quando si fondono i contatti. Queste includono la raccolta delle proprietà dei contatti come parte fondamentale del tuo processo di arricchimento dei dati con i nuovi contatti e la verifica completa delle identità dei contatti duplicati prima di procedere alla loro fusione.
Le migliori pratiche da adottare quando si fondono i contatti

Vediamo la raccolta proattiva dei dettagli di contatto e come contribuisce a una gestione efficace dei contatti.

Raccogliere proprietà di contatto in anticipo

Non tutti i canali di messaggistica sono legati a un numero di telefono o a un indirizzo e-mail, poiché canali diversi richiedono forme diverse di identificazione. Senza questi identificatori chiave, la piattaforma non può rilevare i contatti duplicati.

Ottenere questi dettagli in anticipo consente alle aziende di costruire profili completi dei contatti e di chattare con i contatti dopo la chiusura delle finestre di messaggistica. Ad esempio, solo i contatti possono riaprire le conversazioni su WeChat , mentre WhatsApp addebita i costi di una nuova conversazione per i messaggi inviati al di fuori della finestra di 24 ore.

Per continuare le conversazioni senza queste restrizioni, è necessario un canale alternativo come l'e-mail.

Questa è un'immagine che mostra come le aziende possono raccogliere i dettagli dei contatti come i numeri di telefono e gli indirizzi e-mail in anticipo attraverso un modulo di pre-chat con campi di contatto obbligatori sul loro widget di web chat. Questo li aiuterà a costruire profili di contatti completi e ad evitare che i profili duplicati passino inosservati, nonché a chattare con i contatti dopo che le finestre di messaggistica sono state chiuse.
Raccogliere i dati di contatto in anticipo creando un modulo di pre-chat per il widget della web chat

Il primo modo per raccogliere queste proprietà è con un modulo di pre-chat sul tuo widget di web chat. Prima che i contatti inizino a chattare con te sulla chat web, fagli compilare un modulo di pre-chat con campi di contatto obbligatori.

Decidi quali campi, come i numeri di telefono o le e-mail, sono più adatti alla cattura dei dati. Questo dipende dai tuoi casi d'uso o dalle app di messaggistica preferite nel tuo paese.

Questa è un'immagine di come il passo Fai una domanda nei flussi di lavoro può essere usato per raccogliere gli identificatori chiave dei contatti come gli indirizzi e-mail o i numeri di telefono. Questo passo potrebbe essere implementato come una best practice e parte dell'esercizio di arricchimento dei dati di un'azienda durante qualsiasi conversazione in entrata.
Un metodo alternativo per raccogliere le proprietà di Contact è il passo Ask a Question in Workflows

Un altro modo per ottenere le proprietà chiave del contatto è attraverso il passo Fai una domanda nei flussi di lavoro. Imposta un passo "Fai una domanda" che richiede l'inserimento di un numero di telefono o di un indirizzo e-mail come parte del tuo esercizio di arricchimento dei dati durante le conversazioni in entrata.

Verificare le identità dei contatti

Prima di unire i contatti duplicati, controlla bene i loro dettagli per assicurarti che siano effettivamente due profili della stessa persona. Per decidere se hai bisogno di unire i contatti, fai come segue:

  • Ricontrolla il nome del contatto
  • Controlla altri identificatori, come indirizzi e-mail, numeri di telefono e identità nei Canali collegati
  • Controlla la cronologia delle conversazioni nel Modulo Messaggi, comprese le interazioni su altri Canali collegati per determinare dai loro problemi o dal tono se sono la stessa persona
Questa è un'immagine che mostra come si può avere una visione olistica delle interazioni dei clienti attraverso i canali se i profili duplicati vengono consolidati. Nell'esempio mostrato in questa immagine, le aziende hanno accesso a contesti di conversazione precedenti e conoscono i loro clienti grazie alla cronologia consolidata delle conversazioni.
La fusione di contatti duplicati può darti una visione olistica delle loro interazioni attraverso i canali

Se ci sono incongruenze nel profilo di un contatto duplicato, aggiungi un commento per verificare la loro identità la prossima volta che si mettono in contatto. Poi verifica i loro dettagli e ottieni un'email o un numero di telefono preferito da usare come default della piattaforma.

Se ci sono prove sufficienti che entrambi i profili appartengono allo stesso contatto, procedi con l'unione. Non unire i contatti se hai dubbi sulla loro identità.

Nel caso in cui due diversi contatti siano erroneamente uniti, ti copriamo noi.

Unire un contatto: Sciogliere un contatto

Gli errori capitano ai migliori di noi, e siamo preparati per questo scenario. Non preoccuparti se hai accidentalmente unito due diversi profili di Contatti.

Come unire i contatti

Per prima cosa, assicurati di avere una ragione inevitabile per l'unmerging, come il fatto che il profilo unito comprende due contatti diversi.

Questa è una GIF che mostra come annullare i contatti su respond.io utilizzando il modulo Contatti. Lo smembramento deve essere effettuato dai Proprietari o dai Gestori, poiché solo loro hanno accesso al Modulo contatti. Si noti inoltre che le conversazioni avvenute durante l'unione dei profili saranno conservate nella cronologia delle conversazioni di un solo profilo.
Come unire i contatti nel modulo Contatti

1. Identificare il contatto

Trova il profilo che vuoi cancellare nel modulo Contatti.

2. Iniziare il contatto unmerge

All'estremità della riga del contatto, clicca sui tre punti per aprire il menu Azioni e seleziona Unmerge Contact.

3. Sciogliere il contatto

Si aprirà una finestra di dialogo per visualizzare i due profili di contatto uniti con i loro nomi, ID e canali collegati. Seleziona il profilo da unire e clicca sul pulsante Unmerge in basso. I profili saranno immediatamente unmerged.

L'unmerging deve essere fatto dai Proprietari o dai Gestori in quanto solo loro hanno accesso al Modulo Contatti. Inoltre, tieni presente che tutte le conversazioni che hanno avuto luogo mentre i profili erano uniti saranno conservate nella storia delle conversazioni di un solo profilo.

L'efficienza della gestione dei contatti è un punto d'orgoglio di respond.io, che si riflette nel modo in cui avvisa gli utenti dei contatti duplicati, richiede le fusioni e offre flessibilità nel decidere chi può unire i contatti. Tenete d'occhio i miglioramenti che verranno apportati allo strumento di fusione dei contatti.

Ulteriori letture

Siete interessati a sapere in che altro modo respond.io può risolvere i vostri problemi aziendali? Consultate questi articoli:

Petrina Jo
Responsabile del team contenuti
Petrina Jo è Content Team Lead di respond.io. Ha conseguito un master in imprenditorialità creativa e una laurea in giornalismo. Il suo precedente ruolo di scrittrice senior presso una pubblicazione di lusso le ha permesso di acquisire una conoscenza unica delle dinamiche in evoluzione della comunicazione con i clienti di alto valore.
Tags
Copiato negli appunti!

Pronti per iniziare? ✨

  • Sbloccate la potenza di respond.io per aumentare le vendite e deliziare i clienti.
  • 7 giorni di prova gratuita
  • Nessuna carta di credito richiesta
  • Annullamento in qualsiasi momento
Iscriviti gratis
  • Provate una demo personalizzata con noi
  • Scoprite perché oltre 10.000 aziende ci scelgono
Prenota una dimostrazione