Volete impostare la risposta automatica di WhatsApp per la vostra azienda? Siete nel posto giusto. In questo articolo vi spiegheremo cos'è la risposta automatica di WhatsApp, come impostare le risposte automatiche sull'app WhatsApp Business e su WhatsApp Business API e vi forniremo un esempio di messaggio di risposta automatica.
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Cosa sono le risposte automatiche su WhatsApp
La risposta automatica in WhatsApp è una funzione che consente alle aziende di inviare messaggi automatici quando non sono disponibili a rispondere ai messaggi in arrivo in WhatsApp .
Esistono due tipi comuni di messaggi di risposta automatica per WhatsApp:
- Messaggi di benvenuto: Messaggi di benvenuto che le aziende inviano quando i clienti iniziano una conversazione per la prima volta o dopo 14 giorni.
- Messaggi fuori sede: Messaggi che rispondono ai clienti al di fuori dell'orario di lavoro
I messaggi di risposta automatica sono una funzione molto utile per i titolari di aziende. Nella prossima sezione spiegheremo in che modo può aiutare la vostra attività.
Perché utilizzare Auto Reply WhatsApp?
Le persone si aspettano che la comunicazione tramite messaggistica istantanea sia immediata, indipendentemente dall'ora del giorno. Tuttavia, ciò non è sempre possibile a causa di orari di lavoro limitati, carenza di personale, lunghe code di attesa e altro ancora.
WhatsApp ha lanciato una soluzione sotto forma di risposte automatiche. Le aziende possono migliorare il servizio clienti informando i clienti della loro disponibilità e migliorando i tempi di risposta per aumentare la soddisfazione dei clienti.
L'utilizzo delle risposte automatiche per WhatsApp presenta molti vantaggi, tra cui:
- Stabilite le aspettative sui tempi di risposta informando i clienti sulla vostra disponibilità.
- Fate una prima impressione forte sui nuovi clienti con un messaggio di benvenuto rapido e caloroso.
- Raccogliere informazioni sui clienti con un sondaggio pre-chat per gli agenti che possono seguire la conversazione
Anche se le risposte automatiche di WhatsApp hanno molto da offrire alle aziende, queste devono essere consapevoli dei loro difetti. Vediamo di seguito quali sono.
Limitazioni delle risposte automatiche di WhatsApp
In primo luogo, le risposte automatiche di WhatsApp funzionano meglio per i messaggi semplici e una tantum. Per i messaggi complessi o le richieste di informazioni, è necessario un agente umano o AI per rispondere ai messaggi dei clienti.
Inoltre, le risposte automatiche funzionano solo come risposta iniziale. Non possono dare seguito alle richieste dei clienti. Assicuratevi che i vostri clienti sappiano che un agente li contatterà nel messaggio di risposta automatica.
Infine, le opzioni di personalizzazione sono limitate. La possibilità di personalizzare i messaggi è limitata. Le opzioni di personalizzazione sono limitate a elementi come il nome del cliente.
Ora che conoscete i vantaggi e i limiti delle risposte automatiche in WhatsApp, vediamo come impostarle.
Come impostare la risposta automatica in WhatsApp Business Solutions
Le aziende creano risposte automatiche per assicurare ai clienti che non sono stati trascurati, per gestire le aspettative sui tempi di risposta e per migliorare l'esperienza del cliente. Tuttavia, è disponibile solo per le soluzioni WhatsApp Business.
Le aziende possono impostare le risposte automatiche per i messaggi in entrata su WhatsApp tramite:
Di seguito vi illustreremo i passaggi necessari per impostare la risposta automatica in WhatsApp. Iniziamo con l'applicazione WhatsApp Business.
Come impostare la risposta automatica nell'app WhatsApp Business
In questa sezione, vediamo come impostare le risposte automatiche sull'app WhatsApp Business.
Per impostare un messaggio di saluto, accedere a Strumenti aziendali, selezionare Messaggio di saluto, creare il messaggio e salvare le modifiche. È anche possibile scegliere chi ricevere i messaggi di saluto, includendo o escludendo determinati contatti.
Quindi, per impostare e attivare un messaggio in trasferta, andare su Strumenti aziendali, selezionare Messaggio in trasferta, personalizzare il messaggio e salvare le modifiche.
Successivamente, è necessario selezionare uno dei tre modi per temporizzare i messaggi di allontanamento:
- Invia sempre: Utilizzare questa opzione se si è disponibili per un periodo prolungato.
- Su una pianificazione personalizzata: Per le risposte automatiche che devono essere inviate a una determinata ora del giorno.
- Al di fuori dell'orario di lavoro: Impostare questa opzione quando l'attività non è in funzione.
Tuttavia, la risposta automatica per WhatsApp Business App presenta alcuni inconvenienti, tra cui:
- L'impossibilità di personalizzare le risposte automatiche per diversi gruppi di destinatari
- Il messaggio di allontanamento funziona solo durante gli orari predefiniti al di fuori dell'orario di lavoro.
- L'impossibilità di supportare l'integrazione di software di terze parti per fornire ulteriore automazione.
In fin dei conti, l'app WhatsApp Business può fare solo poche cose. La sua funzione di risposta automatica può solo dare il benvenuto a un nuovo cliente e annunciare che la vostra attività è chiusa e quando aspettarsi una risposta.
Questo è sufficiente se si gestisce una piccola azienda. Ma quando la vostra azienda cresce, dovrete utilizzare WhatsApp Business API . Nella prossima sezione parleremo di come utilizzarlo con respond.io.
Come creare risposte automatiche in WhatsApp Business API su respond.io
Per le aziende più grandi, è necessaria una piattaforma che offra funzioni avanzate per l'automazione dei messaggi: è qui che entra in gioco WhatsApp Business API .
Con WhatsApp Business API, le aziende possono automatizzare le risposte in base alle richieste dei clienti, acquisire informazioni sui clienti e automatizzare le vendite e l'assistenza ai clienti, aumentando così il coinvolgimento e la soddisfazione dei clienti.
Prima di impostare la risposta automatica in WhatsApp Business API con il Modulo flussi di lavoro direspond.io, è necessario collegare un account WhatsApp API a respond.io.
Ora, seguite passo dopo passo come impostare la risposta automatica in WhatsApp Business API.
1. Cercate i flussi di lavoronel menu di navigazione laterale e fate clic su Aggiungi flusso di lavoro.
2. Impostate il trigger del flusso di lavoro su Conversazione aperta.
3. Aggiungere l'opzione Fase data e ora per impostare l'orario di lavoro.
I messaggi inviati durante l'orario di lavoro rientrano nel ramo Successo, mentre i messaggi inviati dopo l'orario di lavoro rientrano nel ramo Insuccesso.
4. Cliccare sul pulsante + sotto i rami Successo e Fallimento per aggiungere Invia un messaggio.
Assicuratevi di selezionare WhatsApp come canale. Infine, redigete i messaggi di saluto e di allontanamento alla voce Testo.
5. Aggiungete la fase Fai una domanda per ottenere le informazioni dei clienti e poterli contattare in un secondo momento.
Le risposte possono essere salvate come variabili, campi di contatto o tag da utilizzare in altre parti del flusso di lavoro. Una volta impostato il flusso di lavoro, salvatelo e pubblicatelo.
Ora che sapete come impostare le risposte automatiche su WhatsApp, siete pronti a partire, giusto? Non prima di aver esaminato le migliori pratiche per la creazione di una risposta automatica.
Risposta automatica di WhatsApp: Migliori pratiche
È fondamentale che ogni messaggio sia corretto, anche le risposte automatiche. Evitate messaggi impersonali o generici, perché i clienti si aspettano un'interazione dal tono umano. Ecco cinque pratiche da seguire per creare un messaggio di risposta automatica semplice ma efficace:
- Riconoscimento della ricezione: Utilizzate i messaggi di risposta automatica per confermare la ricezione del messaggio di un cliente, assicurandogli che è stato ricevuto e che sarà affrontato.
- Date una tempistica chiara: Fate sapere agli utenti se possono aspettarsi una risposta durante l'orario di lavoro o se c'è un ritardo. Specificate questo ritardo ed evitate frasi come "Vi risponderemo il prima possibile".
- Chiaro e conciso: Mantenete le risposte automatiche brevi e mirate. Includete solo le informazioni essenziali presentate in modo chiaro e facilmente comprensibile.
- Personalizzare ogni messaggio: Fate in modo che ogni messaggio sia personale. Utilizzate il nome del cliente e altri dettagli rilevanti per inviare messaggi personalizzati. Su respond.io è possibile utilizzare dei segnaposto chiamati variabili dinamiche per includere nomi di clienti, date, numeri d'ordine e altro ancora.
- Comunicare con la voce del vostro marchio: Assicuratevi che i messaggi di risposta automatica di WhatsApp riflettano la voce unica del vostro marchio. Adattate il tono, il linguaggio e i contenuti per allinearli alla personalità e ai valori del vostro marchio, migliorando il riconoscimento da parte dei clienti.
Tenendo conto di queste best practice, abbiamo fornito esempi di messaggi da utilizzare in varie situazioni.
Esempio di messaggio di risposta automatica di WhatsApp: 15 esempi da utilizzare
Ci sono molti modi per creare una risposta automatica per i clienti su WhatsApp Business. Può essere adattata a diverse situazioni o ai risultati desiderati.
Abbiamo quindi classificato cinque tipi di situazioni: messaggi di saluto, messaggi di allontanamento, acquisizione di contatti, aggiornamenti commerciali e messaggi stagionali. Ecco 15 esempi di messaggi di risposta automatica di WhatsApp da utilizzare.
Messaggi di saluto WhatsApp Risposta automatica campione
I messaggi di saluto sono la prima occasione per fare una buona impressione. Devono essere accoglienti e informativi, per dare il tono alla conversazione.
- "Ciao 👋! Grazie per aver contattato [nome dell'azienda]. Come possiamo assisterla oggi?".
- "Salve! Benvenuti a [nome dell'azienda]. Abbiamo tutte le vostre esigenze informatiche sotto lo stesso tetto. Cominciamo. 😃"
- "Saluti da [nome dell'azienda]! Siamo qui per aiutarvi. Ci dica di più su quello che sta cercando".
Esempio di risposta automatica WhatsApp a un messaggio lontano
I messaggi di assenza sono fondamentali per gestire le aspettative dei clienti quando voi o i vostri agenti non siete disponibili. Devono informare i clienti della vostra assenza e di quando possono aspettarsi una risposta.
- "Ciao! Siamo attualmente offline. Il nostro orario di lavoro è [inserire orario]. Ti risponderemo entro 24 ore!".
- "Grazie per averci inviato un messaggio. Al momento non siamo in ufficio, ma risponderemo domattina presto. Se avete bisogno di qualcosa di più rapido, visitate la nostra pagina delle FAQ linkata qui".
- "Salve! Ci avete beccato dopo l'orario di lavoro. Lasciate il vostro messaggio e vi risponderemo prontamente durante il nostro orario di lavoro [inserire orario]".
Esempio di risposta automatica WhatsApp per la cattura di contatti
Messaggi efficaci di lead capture possono aiutarvi a raccogliere informazioni essenziali e a mostrare ai potenziali clienti il vostro interesse.
- "Grazie per il suo interesse nei confronti dei nostri servizi! Potrebbe fornirci il suo nome e la sua e-mail in modo da poterle inviare maggiori informazioni?".
- "Siamo entusiasti di entrare in contatto con voi! Per iniziare, potrebbe condividere qualche dettaglio su ciò che sta cercando?".
- "Salve! Le forniamo le informazioni di cui ha bisogno. Lasciateci i vostri recapiti e vi contatteremo al più presto".
Aggiornamenti aziendali Campione di risposta automatica WhatsApp
Utilizzate questi messaggi per informare i clienti su importanti aggiornamenti aziendali, come un'emergenza o un ritardo nei tempi di risposta. Siate proattivi per gestire le aspettative dei clienti e garantire un'esperienza più fluida.
- "Stiamo aggiornando il nostro sistema per servirvi meglio. I nostri servizi saranno temporaneamente non disponibili fino a [data e ora]. Grazie per la sua pazienza"
- "Al momento stiamo riscontrando un elevato volume di messaggi. Risponderemo al suo messaggio appena possibile".
- "Salve! Ci scusiamo per l'interruzione che sta vivendo con il nostro [servizio]. Il nostro team sta lavorando attivamente per risolvere il problema il più rapidamente possibile. Prevediamo una risoluzione entro la prossima ora e apprezziamo la sua pazienza. Grazie per la sua comprensione".
Messaggi stagionali WhatsApp Esempio di risposta automatica
I messaggi stagionali sono un ottimo modo per entrare in contatto con i clienti a un livello più personale durante le festività o gli eventi speciali. È anche un periodo in cui le aziende
- "Auguri di buon Natale! 🎄 Il team di [nome dell'azienda] è qui per aiutarvi nello shopping festivo. Fateci sapere come possiamo rendere la vostra esperienza più allegra".
- "Buon anno da [nome dell'azienda]! 🎉 Come ringraziamento a tutti i nostri clienti, ecco un buono del 30% per gli acquisti sulla nostra app!"
- "Buone vacanze da noi della famiglia [nome dell'azienda]. Al momento siamo in ferie e torneremo il [data].
Per iniziare, basta creare un messaggio di risposta automatica WhatsApp con un esempio. Da un messaggio di allontanamento a un esempio di messaggio WhatsApp per la cattura di clienti, rispondere alle richieste dei clienti è appena diventato molto più facile.
Come si può vedere, impostare le risposte automatiche su WhatsApp è più di una semplice comodità. È una mossa strategica per migliorare l'interazione con i clienti. Con i nostri esempi e le nostre linee guida, sarete ben attrezzati per creare risposte automatiche che risuonino con i vostri clienti e riflettano la voce unica del vostro marchio.
Allora, cosa state aspettando? Iniziate a inviare messaggi di risposta automatica su WhatsApp con una piattaforma di intelligenza artificiale conversazionale e con il badge di Meta Business Partner. Registratevi per un account gratuito respond.io e collegate il vostro account WhatsApp API per iniziare oggi stesso.
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Ulteriori letture
Volete saperne di più su come WhatsApp può essere utile alla vostra azienda? Date un'occhiata ai seguenti articoli:
- Come utilizzare WhatsApp Messaggio interattivo
- Guida all'impostazione di WhatsApp QR Code per la vostra azienda
- Come chiudere le vendite su WhatsApp
